Buoni pasto elettronici e POS: come accettarli nella tua attività

I buoni pasto elettronici sono sempre più usati da lavoratori e aziende perché sono pratici, tracciabili e più semplici da gestire rispetto ai ticket cartacei. Per bar, ristoranti, gastronomie, supermercati e attività food, accettarli può essere un modo per intercettare più clienti nella pausa pranzo, aumentare le occasioni di incasso e offrire un servizio in linea con abitudini di pagamento sempre più digitali.

Per iniziare, però, è utile capire come funzionano i buoni pasto elettronici, quali attività possono accettarli, cosa cambia con il tetto alle commissioni al 5% e quali strumenti possono semplificare la gestione al POS.

Cosa sono i buoni pasto elettronici

I buoni pasto sono strumenti che permettono ai lavoratori di acquistare pasti, alimenti e prodotti previsti dalla normativa presso esercizi convenzionati. Possono essere cartacei, elettronici o digitali. Il Decreto 7 giugno 2017, n. 122 li definisce come documenti di legittimazione, anche in forma elettronica, che attribuiscono al titolare il diritto a ricevere un servizio sostitutivo di mensa per un importo pari al valore facciale del buono.¹

Nel caso dei buoni pasto elettronici, l’utilizzo avviene tramite card, app o altro supporto digitale. Al momento del pagamento, il cliente presenta il buono e l’esercente registra l’operazione attraverso lo strumento abilitato.

Rispetto ai ticket cartacei, il formato elettronico riduce la gestione fisica dei buoni, rende più facile il controllo delle transazioni e aiuta a velocizzare le operazioni in cassa, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza.

Chi può accettare i buoni pasto elettronici

I buoni pasto possono essere accettati dagli esercizi convenzionati con le società emettitrici. In genere interessano soprattutto attività che vendono o somministrano alimenti e bevande, come:

• bar, caffetterie e tavole calde;
• ristoranti, pizzerie, gastronomie e rosticcerie;
• supermercati, minimarket e negozi alimentari;
• panetterie, mense e servizi di ristorazione.

Per accettarli non basta avere un POS qualsiasi: serve una convenzione con gli emettitori e uno strumento che permetta di gestire correttamente il buono in cassa.

Come accettare buoni pasto elettronici al POS

Il primo passaggio per accettare buoni pasto elettronici al POS è attivare una convenzione con le società emettitrici. In questo modo la tua attività entra nella rete degli esercizi abilitati e può ricevere il rimborso degli importi incassati tramite buono pasto.

Poi serve uno strumento adatto alla gestione operativa del servizio. Oggi alcuni Smart POS permettono di installare app dedicate direttamente sul terminale, così puoi usare lo stesso dispositivo non solo per carte e wallet digitali, ma anche per servizi utili al punto vendita.

Su POS Easy, ad esempio, l’App Store include POS Unico, l’app che consente di accettare buoni pasto dei principali emettitori in formato cartaceo, elettronico o digitale. Il servizio mette inoltre a disposizione un portale web per rendicontazione, riconciliazione e fatturazione, se previste dagli emettitori.

In questo modo la gestione dei buoni pasto può diventare più ordinata e integrata, soprattutto nelle attività con molti passaggi in cassa durante la pausa pranzo.

Commissioni sui buoni pasto: cosa prevede il tetto al 5%

Uno dei temi più importanti per gli esercenti riguarda le commissioni applicate dalle società emettitrici. La Legge 16 dicembre 2024, n. 193 ha introdotto un limite alle commissioni richieste agli esercenti per l’accettazione dei buoni pasto: l’importo non può essere superiore al 5% del valore nominale del buono pasto e remunera anche eventuali servizi aggiuntivi offerti agli esercenti.²

Per bar, ristoranti e attività food, questa novità rende più chiaro il costo massimo collegato all’accettazione dei buoni pasto. Prima di attivare o rinnovare una convenzione, resta comunque utile verificare condizioni economiche, tempi di rimborso, servizi inclusi e modalità operative previste da ciascun emettitore.

Soglia di esenzione 2026: perché può aumentare l’uso dei buoni elettronici

Dal 2026 i buoni pasto elettronici sono diventati ancora più interessanti per aziende e lavoratori: la soglia di esenzione fiscale e contributiva è salita a 10 euro al giorno per i buoni elettronici, mentre resta a 4 euro per quelli cartacei.³

Questa differenza può favorire una maggiore diffusione del formato elettronico, soprattutto nelle aziende che usano i buoni pasto come benefit per i dipendenti. Per gli esercenti significa poter intercettare una domanda più ampia, in particolare nelle zone con uffici, coworking, poli commerciali, aree industriali o forte passaggio durante la pausa pranzo.

Quali vantaggi per bar, ristoranti e attività food

Accettare buoni pasto elettronici può portare vantaggi concreti nella gestione quotidiana.

• Più occasioni di incasso: molti lavoratori scelgono dove pranzare anche in base ai metodi di pagamento accettati.
• Meno gestione manuale: il formato elettronico riduce le attività legate al ritiro, al controllo e alla conservazione dei ticket cartacei.
• Cassa più fluida: nei momenti di punta, poter gestire carte, pagamenti contactless, wallet e buoni pasto da strumenti integrati aiuta a ridurre code ed errori.
• Più ordine operativo: portali e app dedicate possono supportare rendicontazione, riconciliazione e fatturazione quando previste dal servizio dell’emettitore.

Il vantaggio non è solo accettare un metodo di pagamento in più, ma rendere più semplice un flusso che può diventare frequente e ripetitivo, soprattutto nelle attività food con molti clienti abituali.

Cosa valutare prima di attivare i buoni pasto elettronici

Prima di accettare i buoni pasto nella tua attività, valuta alcuni aspetti pratici:

• quali emettitori sono più usati dai tuoi clienti;
• quali condizioni economiche e tempi di rimborso sono previsti;
• se il tuo POS può supportare app o servizi dedicati;
• come vengono gestite rendicontazione, riconciliazione e fatturazione;
• quanto incidono i buoni pasto sullo scontrino medio e sui flussi della tua attività.

Se si lavora nella ristorazione, può essere utile valutare anche soluzioni di incasso pensate per rendere più veloce il servizio tra bancone, sala, delivery e cassa. In questo senso, uno smart POS per la ristorazione può possono aiutarti a sfruttare il terminale non solo per i pagamenti, ma anche come strumento operativo per semplificare l’esperienza del cliente.

POS smart e buoni pasto: cosa cambia per il punto vendita

Per bar, ristoranti, supermercati e attività food, il POS può diventare uno strumento più completo per gestire diversi momenti dell’incasso. Oltre ai pagamenti con carta, wallet digitali e soluzioni come Tap to Pay, uno Smart POS può supportare app e servizi pensati per semplificare attività quotidiane come buoni pasto, cassa, rendicontazione o gestione fiscale.

Le soluzioni POS di Axerve-wired in Fabrick permettono di accettare i principali metodi di pagamento digitali e di scegliere l’offerta più adatta alla propria attività, come POS Easy a commissioni. Il punto chiave, per l’esercente, è scegliere uno strumento coerente con volumi, stagionalità, tipo di clientela e servizi da gestire.

FAQ sui buoni pasto elettronici e POS

I buoni pasto elettronici si possono accettare con qualsiasi POS?

Non sempre. Per accettarli devi essere convenzionato con gli emettitori e usare uno strumento di incasso abilitato alla gestione dei buoni pasto elettronici o digitali.

Quanto pagano gli esercenti di commissione sui buoni pasto?

La normativa prevede un tetto massimo del 5% del valore nominale del buono pasto per le commissioni richieste agli esercenti dalle società emettitrici.²

Qual è la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici nel 2026?

Dal 2026 la soglia di esenzione fiscale e contributiva è pari a 10 euro al giorno per i buoni pasto elettronici, mentre resta a 4 euro per quelli cartacei.³

Perché accettare buoni pasto elettronici nella propria attività?

Perché possono aiutare bar, ristoranti, supermercati e attività food ad attirare clienti che usano i buoni pasto come benefit aziendale, semplificando al tempo stesso la gestione rispetto ai ticket cartacei.

I buoni pasto elettronici sono utili anche per supermercati e minimarket?

Sì, se l’attività rientra tra quelle convenzionabili e vende prodotti ammessi dalla normativa. Per supermercati e minimarket, i buoni pasto possono essere utili soprattutto nelle zone con alta presenza di lavoratori.